E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2027

Die E-Rechnung ist in Deutschland längst kein Zukunftsthemamehr. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue gesetzliche Vorgaben für den Rechnungsaustausch zwischen inländischen Unternehmen, vor allem bei Geschäften mit öffentlichen Stellen. Die Umstellung auf die elektronische Rechnung erfolgt allerdings schrittweise: Während Unternehmen bereits heute E-Rechnungen empfangen können müssen, gelten für die verpflichtende Ausstellung unterschiedliche Übergangsfristen. Wann ein Unternehmen E-Rechnungen verpflichtend ausstellen muss, hängt unter anderem von seinem Umsatz ab.

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Eine PDF-Rechnung ist nicht automatisch eine E-Rechnung

Eine der wichtigsten Änderungen betrifft bereits die Definition der E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur dannals E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und dadurch eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Eine klassische PDF-Rechnung, die beispielsweise per E-Mail verschickt wird, erfüllt diese Anforderungen allein nicht mehr und gilt stattdessen als „sonstige Rechnung“. Zu den in Deutschland üblichen Formaten, die dieAnforderungen erfüllen können, gehören insbesondere XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Grundlage ist dabei insbesondere die europäische Norm EN16931. Damit geht die E-Rechnung weit über den digitalen Versandeines Rechnungsdokuments hinaus. Die strukturierten Rechnungsdaten schaffen die Grundlage dafür, Rechnungen automatisiert zu verarbeiten.

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Die entscheidende Umsatzgrenze: 800.000 Euro

Bis einschließlich 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch von den Übergangsregelungen Gebrauch machen und beispielsweise weiterhin Papierrechnungen oder mit der Zustimmungdes Empfängers einfache PDF-Rechnungen verwenden.

Ab 1. Januar 2027 wird der Umsatz des Rechnungsausstellers entscheidend.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als800.000 Euro können die umsatzabhängige Übergangsregelung nicht mehr nutzen. Für sie wird die E-Rechnung bei den betroffenen inländischen B2B-Umsätzen damit grundsätzlich ab 2027 verpflichtend.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von <800.000Euro erhalten dagegen ein zusätzliches Jahr Übergangszeit. Ab 1. Januar 2028 endet auch diese Übergangsregelung.

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Welche Besonderheiten und Ausnahmen gibt es?

Die E-Rechnungspflicht betrifft insbesondere Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Nicht jeder Geschäftsvorfall fällt jedoch unter die Verpflichtung. Ausnahmen bestehen unter anderem für B2C-Umsätze an private Endverbraucher, bestimmte steuerfreie Umsätze sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Auch Leistungen von Kleinunternehmern sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Kleinunternehmer müssen allerdings trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

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E-Rechnungen direkt aus Microsoft Dynamics 365 BusinessCentral

Die gesetzlichen Anforderungen stellen Unternehmen vor eine praktische Frage: Wie lassen sich E-Rechnungen erzeugen, prüfen und zuverlässig an Kunden übermitteln, ohne dafür separate Prozesse außerhalb des ERP-Systems aufzubauen?

Genau hier setzt Document Dispatch für Microsoft Dynamics 365 Business Central an.

Document Dispatch automatisiert den Dokumentenversand direkt aus Business Central und kann mit dem eDocuments Feature um Funktionenfür elektronische Dokumente und E-Rechnungen erweitert werden. Damit lässt sich die E-Rechnung in bestehende Versandprozesse integrieren, anstatt einen separaten Prozess neben Business Central aufzubauen. Document Dispatch unterstützt dabei unterschiedliche elektronische Rechnungsformate und Versandanforderungen. Auf diese Weise können Unternehmen ihren Rechnungsversand auf die zunehmenden Anforderungen des elektronischen Rechnungsaustauschs vorbereiten.

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Von XRechnung bis Peppol: flexibel auf unterschiedliche Anforderungen reagieren

Eine zentrale Herausforderung der E-Rechnung besteht darin, dass Kunden, öffentliche Auftraggeber und internationale Geschäftspartner unterschiedliche Formate, andere Übertragungswege oder zusätzliche Informationen in der E-Rechnung verlangen können.

Document Dispatch unterstützt deshalb eine flexible Konfiguration elektronischer Rechnungen. Zusätzlich steht mit der neuen B2Brouter-Integration eine Anbindung an elektronische Rechnungsnetzwerke zur Verfügung. In Kombination mit Document Dispatch können elektronische Rechnungen über B2Brouter unter anderem über das Peppol Delivery Network übertragen werden. B2Brouter übernimmt dabei Funktionen wie Validierung, Konvertierung und Zustellung. Auch Statusinformationen können zurück an Document Dispatch übertragen werden. Dadurch lässt sich nachvollziehen, wie eine übermittelte E-Rechnung verarbeitet wurde und über welches Netzwerk sie zugestellt wird. Das Ergebnis ist ein durchgängiger Prozess: Rechnungsdaten entstehen in Business Central, werden entsprechend den Anforderungen des Empfängers verarbeitet und anschließend über den passenden Kanal bzw. das entsprechende Netzwerk übertragen.

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E-Rechnung nicht nur als Pflicht verstehen

Die gesetzlichen Fristen erhöhen zwar den Handlungsdruck, die Umstellung bietet Unternehmen aber gleichzeitig die Möglichkeit, bestehende Rechnungsprozesse grundsätzlich zu modernisieren.

Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen eine deutlich stärkere Automatisierung als klassische PDF-Dokumente. Für Unternehmen, die icrosoft Dynamics 365 Business Central einsetzen, bietet sich die Möglichkeit, die regulatorische Umstellung direkt mit einer stärkeren Automatisierung des Dokumentenversands zu verbinden.

Mit Document Dispatch stellt Simova hierfür eine Lösung bereit, mit der E-Rechnungen direkt in bestehende Business-Central-Prozesse integriert und unterschiedliche Formate und Versandwege abgebildet werden können. Über die B2Brouter-Anbindung lässt sich dieser Ansatz zusätzlich um Validierung, Statusverfolgung und die Übertragung über Netzwerke wie Peppol erweitern.

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Die wichtigsten Deadlines zur E-Rechnung im Überblick

• ‍Januar 2025 – Empfang von E-Rechnungen‍
  
  • Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ein einfaches PDF gilt seit diesem Zeitpunkt nicht mehr als E-Rechnung im Sinne der neuen Definition.‍
• Bis 31. Dezember 2026 – Übergangsphase für alle Unternehmen‍
  
  • Unternehmen können für die betroffenen Umsätze grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Papierrechnungen sind während dieser Übergangsphase möglich; andere elektronische Formate wie eine einfache PDF-Rechnung setzen grundsätzlich die Zustimmung des Empfängersvoraus.‍
• Ab 1. Januar 2027 – Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz‍
  
  • Für Rechnungsaussteller, deren maßgeblicher Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt, endet die umsatzabhängige Übergangsfrist. Bei den von der Regelung erfassten inländischen B2B-Umsätzen müssen Rechnungen grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden.‍
• Bis 31. Dezember 2027 – verlängerte Übergangsphase für Unternehmen bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz‍
  
  • Liegt der maßgebliche Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bei höchstens 800.000 Euro, dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen verwendet werden. Auch bestimmte EDI-Verfahren profitieren bis Ende 2027 von einer Übergangsregelung.‍
• Ab 1. Januar 2028 – Ende der allgemeinen Übergangsregelungen‍
  
  • Ab diesem Zeitpunkt müssen grundsätzlich auch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro bei den von der gesetzlichen Regelung erfassten inländischen B2B-Umsätzen E-Rechnungen ausstellen. Die gesetzlichen Ausnahmen – beispielsweise für bestimmte Kleinbetragsrechnungen oder Leistungen von Kleinunternehmern – bleiben davon unberührt.

Mit Document Dispatch und dem eDocuments Feature können Unternehmen diese E-Rechnungsprozesse direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central abbilden und ihren Rechnungsversand Schritt für Schritt auf die kommenden Anforderungen vorbereiten.

So wird aus einer gesetzlichen Verpflichtung gleichzeitig die Chance, den gesamten Rechnungsversand digitaler, automatisierter und zukunftssicher aufzustellen.

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