Dokumente automatisiert versenden

EDS - Electronic Delivery Solution

EDS - Sicherer Versand elektronischer Dokumente

Dynamisch definieren, was an wen wann und wie versendet wird

Täglich versendet jedes Unternehmen eine Vielzahl von Rechnungen und anderer Geschäftsdokumente auf dem klassischen Postweg. Trotz des Einzuges der Digitalisierung in vielen Geschäftsbereichen, hängt gerade der Versand von Dokumenten noch in alten Strukturen fest.


Auf dem Weg in die digitale Zukunft sollten Geschäftsdokumente, auch wegen der hohen Kosten für Porto und Material, ebenfalls digital versendet werden -mit EDS, der Simova Extension für Microsoft Dynamics 365 Business Central basierte ERP-Systeme.

HIGHLIGHTS

Diese Vorteile bietet EDS

  • Deutliche Kostenersparnis durch Verzicht auf Porto und Material

  • Schneller Return on Investment dank niedriger Implementierungsdauer

  • Keine Einbußen des persönlichen Kundenkontaktes dank personalisierter E-Mails

  • Einfach Nutzung, sowie Konfiguration der Extension direkt aus Business Central

  • Einheitliches Layout und professionelles Auftreten

  • Beschleunigung der Auftragsabwicklung durch Automatisierung von Arbeitsschritten

  • Zukunftssicher druch Standard-Formate wie ZUGFeRD und XRechnung

  • Individuelle Anpassung von Empfängerinformationen – Ihr Ansprechpartner erhält die Daten, die er braucht

  • Erhöhte Transparenz durch die mögliche Integration in unsere DMS Lösung

Einfache Integration und Anwendung

Die EDS Lösung wird als Factbox in Business Central integriert. Über diese kann ein Dokument direkt aus dem Business Central System versendet werden. Zudem werden auf dieser für jeden Beleg gewünschte Versandinformationen angezeigt. So geht nie der Überblick verloren, da alle Versandinfos direkt einheitlich im System festgehalten werden. 

Unterschiedliche Ausgangsarten

Der herkömmliche Versand findet bei den meisten Firmen per E-Mail statt. Dies ist jedoch nicht die einzige EDS Versandart, 

vielmehr können weitere Ausgangsarten, wie z.B. FTP, Dateiablage oder Webdienst Übertragungen durchgeführt werden. 

Vorlagen für E-Mail-Versand

Für den E-Mail-Versand stehen individuell anpassbare E-Mail-Vorlagen zur Verfügung. Soll der Versand der Belege per Mail stattfinden, können direkt in Business Central personalisierte E-Mail-Vorlagen eingerichtet werden. Diese enthalten frei zu konfigurierende Platzhalter, die direkt aus dem System gefüllt werden. Soll beispielsweise der Kundenname, die Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum beim Rechnungs-versand angegeben werden, kann dies einfach der Vorlage hinzugefügt werden. Die Befüllung der Informationen beim Versand erfolgt automatisch und direkt aus Business Central.  

DIGITALER DOKUMENTENVERSAND

Direkt aus Business Central Dokumente versenden - was und an wen, definieren Sie.

Manueller oder automatischer Versand

Sofern der Versand vollständig automatisiert stattfinden soll, lässt sich dies auch mit der EDS by Simova Lösung realisieren.  

Ob beim Wandel oder der Buchung eines Belegs (z.B. Versand der Auftragsbestätigung nach dem Wandel aus einem Angebot), das EDS wird in dem Prozess integriert und versendet notwendige Belege automatisch 

Der Prozess kann so vollständig im Hintergrund stattfinden, wodurch interne Ressourcen sich auf andere Themen als den Dokumentenversand fokussieren können 

Zukunftssicherheit durch konfigurierbare Anhänge und Standard-Formate

Die EDS Lösung kann nicht nur PDF-Anhänge versenden, es können auch Berichte aus Business Central als Word oder Excel per Konfiguration für den Versand hinzugefügt werden.  

Mit dem PDF/A Format sind zudem Standards wie ZUGFeRD und XRechnung möglich. Des Weiteren können Anhänge aus dem Dateisystem oder direkt aus der DMS by Simova Lösung hinzugefügt werden.  
Sind XML Ports benötig, können diese auch einfach als Objekttyp aus Business Central angehangen werden. Dieses breite Spektrum ermöglicht viele Möglichkeiten, dem Empfänger seine gewünschte Datei/Dokumenten Form zu liefern. 

Dokumente aus dem DMS automatisch und regelbasiert versenden

Nutzen Sie unsere EDS Lösung, um Dokumente aus dem Dokumenten-Management-System (DMS) einfach und bequem anhand von definierbaren Regeln automatisch zu versenden. 

Die Simova Erweiterung "DMS to EDS" ermöglicht es Ihnen Dokumente direkt aus der in Business Central integrierten DMS-Lösung zu versenden. 

KEVIN KALLA

Sales Consultant

+49 231 31776.451

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