Verplichte e-facturatie in Duitsland vanaf 2027

E-facturatie is in Duitsland geen toekomstmuziek meer. Vanaf 1 januari 2025 gelden er nieuwe wettelijke vereisten voor het uitwisselen van facturen tussen binnenlandse bedrijven, met name bij transacties met overheidsinstanties. De overstap naar elektronisch factureren verloopt echter in fasen: hoewel bedrijven nu al in staat moeten zijn om e-facturen te ontvangen, gelden er verschillende overgangstermijnen voor het verplicht versturen van e-facturen. Wanneer een bedrijf verplicht is om e-facturen uit te reiken, hangt onder meer af van de omzet.

‍

Een pdf-factuur is niet automatisch een e-factuur

Een van de belangrijkste wijzigingen betreft de definitie van een e-factuur. Vanaf 1 januari 2025 wordt een factuur alleen als e-factuur beschouwd als deze in een gestructureerd elektronisch formaat wordt opgesteld, verzonden en ontvangen, waardoor elektronische verwerking mogelijk is.

Een standaard pdf-factuur, zoals die per e-mail wordt verstuurd, voldoet op zichzelf niet langer aan deze eisen en wordt geclassificeerd als een "overige factuur".

Veelgebruikte formaten in Duitsland die aan deze eisen kunnen voldoen, zijn met name XRechnung en ZUGFeRD versie 2.0.1 of hoger. De basis hiervoor is in het bijzonder de Europese norm EN 16931.
Een e-factuur gaat dus veel verder dan het digitaal versturen van een factuurdocument. De gestructureerde factuurgegevens vormen de basis voor een geautomatiseerde factuurverwerking.

‍

De belangrijkste omzetgrens: 800.000 euro

Tot en met 31 december 2026 kunnen factuuruitreikers in de regel nog gebruikmaken van de overgangsregelingen en bijvoorbeeld papieren facturen blijven gebruiken of, met toestemming van de ontvanger, eenvoudige pdf-facturen.

Vanaf 1 januari 2027 is de omzet van de factuuruitreiker de bepalende factor.

Bedrijven met een omzet in het voorgaande jaar van meer dan 800.000 euro kunnen geen gebruik meer maken van de omzetgerelateerde overgangsregeling. Voor hen wordt e-facturatie vanaf 2027 in de regel verplicht voor de betreffende binnenlandse B2B-transacties.
Bedrijven met een omzet in het voorgaande jaar van minder dan 800.000 euro krijgen daarentegen een extra jaar de tijd. Deze overgangsregeling eindigt eveneens op 1 januari 2028.

‍

Wat zijn de specifieke regels en uitzonderingen?

De verplichting tot e-facturatie geldt met name voor facturen tussen binnenlandse bedrijven. Niet elke zakelijke transactie valt echter onder deze verplichting.

Uitzonderingen zijn onder meer B2C-verkopen aan particuliere eindgebruikers, bepaalde belastingvrije verkopen en facturen voor kleine bedragen tot 250 euro. Diensten van kleine ondernemers zijn eveneens vrijgesteld van de verplichting om e-facturen uit te reiken. Kleine ondernemers moeten echter wel in staat zijn om e-facturen te ontvangen.

‍

E-facturen rechtstreeks vanuit Microsoft Dynamics 365 Business Central

Wettelijke vereisten stellen bedrijven voor een praktische vraag: hoe kunnen e-facturen worden gegenereerd, gecontroleerd en betrouwbaar naar klanten worden verzonden zonder aparte processen buiten het ERP-systeem op te zetten?

Dat is precies waar Document Dispatch voor Microsoft Dynamics 365 Business Central van pas komt.
Document Dispatch automatiseert de verzending van documenten rechtstreeks vanuit Business Central en kan worden uitgebreid met de eDocuments-functie voor elektronische documenten en e-facturen. Hierdoor kunnen e-facturen worden geïntegreerd in bestaande verzendprocessen, in plaats van dat er een apart proces naast Business Central moet worden opgezet.

Document Dispatch ondersteunt diverse elektronische factuurformaten en leveringsvereisten. Hiermee kunnen bedrijven hun factuurverzendingsprocessen voorbereiden op de groeiende vraag naar elektronische factuuruitwisseling.

‍

Van XRechnung tot Peppol: flexibel inspelen op uiteenlopende eisen

Een grote uitdaging bij e-facturatie is dat klanten, overheidsinstanties en internationale zakenpartners vaak verschillende formaten, alternatieve verzendmethoden of aanvullende informatie in e-facturen vereisen.

Document Dispatch ondersteunt daarom een flexibele configuratie van elektronische facturen.

Daarnaast biedt de nieuwe B2Brouter-integratie een koppeling met netwerken voor elektronische facturatie. In combinatie met Document Dispatch kunnen e-facturen via B2Brouter worden verzonden via kanalen zoals het Peppol Delivery Network. B2Brouter regelt functies zoals validatie, conversie en aflevering.

Statusinformatie kan ook worden teruggestuurd naar Document Dispatch. Hierdoor is het mogelijk om te volgen hoe een verzonden e-factuur is verwerkt en via welk netwerk deze wordt afgeleverd.

Het resultaat is een end-to-end proces: factuurgegevens worden gegenereerd in Business Central, verwerkt volgens de eisen van de ontvanger en vervolgens verzonden via het juiste kanaal of netwerk.

‍

Zie e-facturatie als een kans

Hoewel wettelijke deadlines de druk om te handelen verhogen, biedt de overstap bedrijven ook de mogelijkheid om hun bestaande facturatieprocessen fundamenteel te moderniseren.

Gestructureerde factuurgegevens maken een aanzienlijk hogere mate van automatisering mogelijk dan traditionele pdf-documenten. Voor bedrijven die Microsoft Dynamics 365 Business Central gebruiken, is dit een kans om de wettelijke transitie direct te combineren met een verdere automatisering van de documentdistributie.

Met Document Dispatch biedt Simova een oplossing die e-facturen direct integreert in bestaande Business Central-processen en diverse formaten en verzendmethoden ondersteunt. Via de B2Brouter-integratie kan deze aanpak verder worden uitgebreid met validatie, statusbewaking en verzending via netwerken zoals Peppol.

‍

Een overzicht van de belangrijkste deadlines voor e-facturatie

• Januari 2025 – Ontvangst van e-facturen
  
  • Binnenlandse bedrijven moeten in de regel in staat zijn om e-facturen te ontvangen. Vanaf deze datum wordt een eenvoudige pdf volgens de nieuwe definitie niet langer als e-factuur beschouwd.
    ‍
• Tot en met 31 december 2026 – Overgangsperiode voor alle bedrijven
  
  • Over het algemeen mogen bedrijven voor de betreffende verkopen andere soorten facturen blijven uitreiken. Papieren facturen zijn tijdens deze overgangsperiode toegestaan; voor andere elektronische formaten, zoals een eenvoudige pdf-factuur, is doorgaans toestemming van de ontvanger vereist.
    ‍
• Vanaf 1 januari 2027 – Bedrijven met een omzet in het voorgaande jaar van meer dan 800.000 euro
  
  • Voor factuuruitreikers van wie de relevante omzet in het voorgaande jaar hoger is dan 800.000 euro, eindigt de omzetgerelateerde overgangsperiode. Voor binnenlandse B2B-transacties die onder de regelgeving vallen, moeten facturen in de regel als e-factuur worden uitgereikt.
    ‍
• Tot en met 31 december 2027 – Verlengde overgangsperiode voor bedrijven met een omzet in het voorgaande jaar tot 800.000 euro
  
  • Als de relevante omzet van de factuuruitreiker in het voorgaande jaar 800.000 euro of minder bedraagt, mogen voor transacties in 2027 nog andere soorten facturen worden gebruikt. Bepaalde EDI-procedures vallen tot eind 2027 eveneens onder een overgangsregeling.
    ‍
• Vanaf 1 januari 2028 – Einde van de algemene overgangsbepalingen
  
  • Vanaf deze datum moeten ook bedrijven met een omzet in het voorgaande jaar van 800.000 euro of minder e-facturen uitreiken voor binnenlandse B2B-transacties die onder de wettelijke voorschriften vallen. De wettelijke uitzonderingen—bijvoorbeeld voor bepaalde facturen met een laag bedrag of diensten van kleine ondernemingen—blijven onverminderd van kracht.

‍

Met Document Dispatch en de eDocuments-functie kunnen bedrijven deze e-facturatieprocessen rechtstreeks in Microsoft Dynamics 365 Business Central in kaart brengen en hun facturatieprocessen stapsgewijs voorbereiden op de komende vereisten.
Op deze manier wordt een wettelijke verplichting ook een kans om het volledige facturatieproces digitaler, geautomatiseerder en toekomstbestendiger te maken.