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Das Büro der Zukunft ist papierlos

DMS - Dokumenten Management System

DMS - Transparente Arbeitsprozesse

Zentrale Ablage aller Dokumente

Sie haben es täglich mit einer Vielzahl von Dokumenten zu tun: E-Mails, Angebote, Rechnungen und mehr. In dieser Informationsflut den Überblick zu behalten, ist der Schlüssel zum Erfolg.

Unsere DMS-Lösung hilft Ihnen, indem es Belege, wie Rechnungen und Angebote, aus Dynamics 365 Business Central automatisch archiviert.  Die direkte Integration in Business Central erleichtert Ihren Mitarbeiten die Dokumentenablage und den Dokumentenzugriff enorm, da Sie all dies mit dem Simova DMS direkt innerhalb ihrer gewohnten Oberfläche durchführen!

 

Auch externe Dokumente wie E-Mails, Bilder und Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten können Sie einem Vorgang ganz leicht hinterlegen. Und dank Metadaten (beschreibende Stichwörter) sind alle Daten in sekundenschnelle auffindbar.

HIGHLIGHTS

Das macht DMS von Simova so überzeugend.

  • Komfortable Dokumentenablage und Dokumentenzugriff durch eine unmittelbare Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central​

  • Schneller Return on Investment durch eine zentrale und vereinfachte Dokumentenanlage

  • Übergreifende und komfortable Suche nach Belegen über Metadaten

  • Digitale Verwaltung und Archivierung sämtlicher vorgangsbezogener Dokumente und Belege

  • Strukturierte Zuordnung von Dokumenten zu Projekten, Kreditoren und Debitoren erleichtert das Finden von Informationen

  • Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch Versionierung

  • Automatische Rückführung von Belegen mittels Barcode-Szenarien und per Dateiname

  • Individuell anpass- und erweiterbar (z.B. zu einer revisionssicheren Lösung)

Drag & Drop it

  • Nutzerfreundliche Dokumentenablage per Drag & Drop in der Business Central Oberfläche oder per Auswahl des Dokuments 

  • Umfangreiche Sortier- und Filterfunktion in der Dokumentenübersicht des DMS ermöglicht per Drag & Drop die Sortierung der Dokumente nach Kriterien, wie z. B. Jahr, Dokumenttyp, Version oder sogar des abgelegten Benutzers. In den einzelnen Spalten kann per Direkteingabe gesucht und Filtermöglichkeiten gesetzt werden.

Klassifizierung von Dokumenten mittels Metadaten

Metadaten werden für Dokumente passend zum Vorgang automatisch erfasst, können manuell hinzugefügt oder mittels Konfiguration dynamisch als Auswahlliste vorgeschlagen werden.

 

Eine in Business Central integrierte, übergreifende Dokumenten-suche ermöglicht die Suche über Metadaten und Dokumenten-klassifizierung. Über Metadaten lassen sich Dokumente im System schnell und einfach finden. Über die Suchmaske gibt es die Möglichkeit direkt in den verbundenen Beleg abzuspringen.

Vollintegrierte Dokumentenvorschau

Lassen Sie sich direkt in Business Central die Dokumenten-vorschau anzeigen. Sie erhalten eine Vorschau für viele Dateiformate wie:

  • Word-Dokumente (.docx)

  • Excel-Dokumente (.xlsx)

  • PDF-Dokumente (.pdf)

  • uvm.

MIT DMS ZUM PAPIERLOSEN BÜRO

Dokumente einfach, schnell und unkompliziert ablegen und einsehen

Dokumentenrückführung mittels Barcode und Dateiname

Dokumente können durch Barcode Labels oder direkt aufgedruckte Barcodes über Eingangslisten zurückgeführt werden. Eine Rückführung ist auch mit Metadaten im Dateinamen möglich. Die Rückführung kann automatisch erfolgen oder per Sichtprüfung in der Eingangsliste. Erzeugte Barcodes aus Business Central werden bei der Rückführung quittiert. 

Automatische Archivierung von erzeugten Berichten per Schattendruck in PDF/A

Werden Berichte durch Anwender gedruckt, kann im Hintergrund automatisch eine PDF im PDF/A Format ins Archiv abgelegt werden. Der Schattendruck kann auch durch Events in eine Belegwandlung /-buchung aktiviert werden. 

Somit entfällt der Aufwand die Dokumente manuell zu konvertieren und abzulegen. 

Standard-Schnittstelle zu DPS & EDS

Um bei Ihnen einen optimalen Informations- & Datenfluss zu gewährleisten, haben wir die Erweiterungen "DMS to DPS" und "DMS to EDS" entwickelt, die unsere Systeme miteinander verbinden.

Übergeben Sie einfach die Daten aus Ihrem Dokumenten-Management System an die Portallösung DPS, um z.B. Dateien direkt in einem Webportal zum Download zur Verfügung zu stellen - direkt aus Business Central heraus.

Versenden Sie ganz einfach und automatisch Dokumente aus Ihrem DMS mit unserer EDS Lösung, legen Sie intelligente Regeln für den Versand an - auch direkt in Business Central.

KEVIN KALLA

Sales Consultant

+49 231 31776.451

Wir beraten Sie gerne!

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