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DMS - Dokumenten Management System für Business Central
DMS - Dokumenten Management System
Modernes Dokumentenmanagement direkt in Business Central
Sie haben es täglich mit einer Vielzahl von Dokumenten zu tun: E-Mails, Angebote, Rechnungen und mehr. In dieser Informationsflut den Überblick zu behalten, ist der Schlüssel zum Erfolg.
Unsere DMS-Lösung hilft Ihnen, indem es Belege, wie Rechnungen und Angebote, aus Dynamics 365 Business Central automatisch archiviert. Die direkte Integration in Business Central erleichtert Ihren Mitarbeiten die Dokumentenablage und den Dokumentenzugriff enorm, da Sie all dies mit dem Simova DMS direkt innerhalb ihrer gewohnten Oberfläche durchführen!
Auch externe Dokumente wie E-Mails, Bilder und Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten können Sie einem Vorgang ganz leicht hinterlegen. Und dank Metadaten (beschreibende Stichwörter) sind alle Daten in sekundenschnelle auffindbar.
HIGHLIGHTS
Das macht DMS von Simova so überzeugend.
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Komfortable Dokumentenablage und Dokumentenzugriff durch eine unmittelbare Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central
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Anbindung von SharePoint Online oder Azure Blob Storage als Datenhaltungsebene
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Schneller Return on Investment durch eine zentrale und vereinfachte Dokumentenanlage
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Übergreifende und komfortable Suche nach Belegen über Metadaten
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Digitale Verwaltung und Archivierung sämtlicher vorgangsbezogener Dokumente und Belege
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Strukturierte Zuordnung von Dokumenten zu Belegen, Kreditoren oder Debitoren erleichtert das Finden von Informationen
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Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch Versionierung von Dokumenten
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Automatische Rückführung von Belegen mittels Barcode-Szenarien und per Dateiname
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Individuell anpass- und erweiterbar (z.B. zu einer revisionssicheren Lösung)
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Kinderleichte Einrichtung durch eine geführte Konfiguration
Drag & Drop it
Nutzerfreundliche Dokumentenablage per Drag & Drop in der Business Central Oberfläche oder per Auswahl des Dokuments über Dateibrowser.
Umfangreiche Sortier- und Filterfunktion in der Dokumentenübersicht des DMS ermöglicht per Drag & Drop die Sortierung der Dokumente nach Kriterien, wie z. B. Jahr, Dokumenttyp, Version oder sogar des abgelegten Benutzers. In den einzelnen Spalten kann per Direkteingabe gesucht und Filtermöglichkeiten gesetzt werden.
Klassifizierung von Dokumenten
Dokumente werden bei der Ablage über sogenannte Inhaltstypen klassifiziert und Metadaten werden passend zum Vorgang automatisch erfasst, können manuell hinzugefügt oder mittels Konfiguration dynamisch als Auswahlliste vorgeschlagen werden.
Eine in Business Central integrierte, übergreifende Dokumentensuche ermöglicht die Suche über Metadaten und Dokumentenklassifizierung. Über Metadaten lassen sich Dokumente im System schnell und einfach finden. Über die Suchmaske gibt es die Möglichkeit direkt in den verbundenen Beleg abzuspringen.
Vollintegrierte Dokumentenvorschau
Lassen Sie sich direkt in Business Central die Dokumenten-vorschau anzeigen. Sie erhalten eine Vorschau für viele Dateiformate wie:
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Word-Dokumente (.docx)
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Excel-Dokumente (.xlsx)
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PDF-Dokumente (.pdf)
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uvm.
Konfiguration der Revisionssicherheit direkt in Business Central
Mit DMS by Simova können die sogenannten Retention Labels aus dem Azure Compliance Center, die die Aufbewahrungszeit von Dokumenten festlegen, in Business Central verwaltet und bestimmten Inhaltstypen und Dokumentenbibliotheken standardmäßig zugeordnet werden.
Dokumentenrückführung mittels QR-Code, Barcode oder Dateiname
Dokumente können durch Barcode Labels, direkt aufgedruckte Barcodes oder QR-Codes über Eingangslisten zurückgeführt werden. Eine Rückführung ist auch mit Metadaten im Dateinamen möglich. Die Rückführung kann automatisch erfolgen oder per Sichtprüfung in der Eingangsliste. Erzeugte Barcodes aus Business Central werden bei der Rückführung quittiert.
Automatische Archivierung von erzeugten Berichten per Schattendruck in PDF/A
Werden Berichte durch Anwender gedruckt, kann im Hintergrund automatisch eine PDF im PDF/A Format ins Archiv abgelegt werden. Der Schattendruck kann auch durch Events in eine Belegwandlung /-buchung aktiviert werden.
Somit entfällt der Aufwand die Dokumente manuell zu konvertieren und abzulegen.
Standard-Schnittstelle zu DPS & EDS
Um bei Ihnen einen optimalen Informations- & Datenfluss zu gewährleisten, haben wir die Erweiterungen "DMS to DPS" und "DMS to EDS" entwickelt, die unsere Systeme miteinander verbinden.
Übergeben Sie einfach die Daten aus Ihrem Dokumenten-Management System an die Portallösung DPS, um z.B. Dateien direkt in einem Webportal zum Download zur Verfügung zu stellen - direkt aus Business Central heraus.
Versenden Sie ganz einfach und automatisch Dokumente aus Ihrem DMS mit unserer EDS Lösung, legen Sie intelligente Regeln für den Versand an - auch direkt in Business Central.
Anbindung leicht gemacht - SharePoint Online oder Azure Blob Storage ganz einfach anbinden
Dokumente können in unterschiedlichen Repositorys abgelegt werden. DMS by Simova bietet hier eine direkte Anbindung zum SharePoint Online und zu Azure Blob Storage.
Beide können direkt aus der Business Central Oberfläche über unseren innovativen Repository-Wizard erstellt und an DMS by Simova angebunden werden.
Dazu werden lediglich entweder die SharePoint Lizenzen oder die Azure Subscription benötigt.
Kinderleichte Authentifizierung über OAuth 2.0
Was bisher immer mit viel Aufwand und manuellen Tätigkeiten verbunden war geht nun per Knopfdruck!
Die App-Registrierung, die für die Authentifizierung über den aktuellen Microsoft Account ermöglicht, kann mit nur einem einzigen Knopfdruck direkt bei der initialen Einrichtung von DMS erstellt werden. Nach einer Freigabe durch den Azure-Administrator kann sich der Benutzer direkt am Repository anmelden, Dokumente ablegen und einsehen.
DMS in Aktion - aktuelle Webcast-Aufzeichnung ansehen
Wir veranstalten regelmäßig Webcasts, um Ihnen die Möglichkeiten unserer Lösungen zu präsentieren. Hier finden Sie immer die aktuellste Aufzeichnung unserer Live-Webcasts über die Standard-Prozesse von DMS.
Sie möchten selbst an einem Live-Webcast teilnehmen? Schauen Sie sich unsere anstehenden Events an.
