Was unterscheidet EDS vom Business Central Standard?

Benchmark BC Standard und Belegsendeprofile vs. EDS by Simova

Wir als Simova möchten unseren Kunden mit unseren Erweiterungen einen echten Mehrwert schaffen. Doch wo genau liegen die Unterschiede zwischen den Funktionen, die im Standard von Business Central zur Verfügung stehen und denen, die unsere Extensions zusätzlich bieten.

In diesem Fall haben wir uns einmal die Möglichkeiten rund um den Versand von Emails und Reports aus Business Central heraus angeschaut und mit den Funktionen verglichen, die EDS by Simova dem Nutzer ermöglicht.

Stellen wir die beiden Kontrahenten doch noch einmal kurz vor, um zu verdeutlichen, wer hier mit dem verglichen wird.

BUSINESS CENTRAL Standard & Belegsendeprofile

Die Belegsendeprofile wurden mit NAV 2016 standardmäßig eingeführt und bieten dem Anwender seitdem die Möglichkeit zu jedem Debitor eine bevorzugte Methode für das Senden von Belegen einzurichten. Somit muss dies nicht bei jedem Versand manuell ausgewählt werden, sondern wird den Belegsendeprofilen entnommen.

EDS - Die elektronische Versandlösung für Business Central

EDS by Simova kann verwendet werden, um Belege direkt aus Business Central zu versenden, sowohl manuell als auch vollautomatisch. Außerdem werden zu jedem Beleg die gewünschten Versandinformationen angezeigt. Die Übersicht geht nie verloren, da alle Versandinformationen einheitlich im System erfasst werden. Darüber hinaus ist die EDS Lösung durch die Unterstützung der Standardformate ZUGFeRD und XRechnung für die Zukunft der Finanzbuchhaltung gerüstet.

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In diesem Benchmark ist zu erkennen, dass sich Business Central mit dem Standard und neuen Funktionalitäten immer weiterentwickelt, jedoch gegenüber speziellen Extensions, wie EDS, nicht den vollen Funktionsumfang bietet. Genau für die Aufgaben geschaffene Erweiterungen der Standardfunktionalitäten werden in der Regel immer mehr Möglichkeiten bieten, als der von Microsoft angebotene Standard.

Ob der Standard für ein Unternehmen ausreicht oder ob die Funktionserweiterungen der EDS Lösung einem Unternehmen einen erheblichen Mehrwert bieten, lässt sich nur nach individueller Prüfung genau sagen. Pauschal kann man aber bereits sagen, dass jedes Unternehmen, dass mehrere Rechnungen oder sonstige Belege pro Tag versendet. Die Arbeitserleichterung, durch den automatisierten Versand der Belege, verschafft den Angestellten mehr Zeit für wichtigere Dinge.

Belege direkt aus Business Central versenden Sowohl der BC Standard mit den neuen Belegsendeprofilen, als auch die EDS by Simova Lösung bieten die Möglichkeit Belege und Reports direkt aus Business Central heraus zu versenden. Ebenfalls können in beiden Emailvorlagen individuell angepasst werden und für unterschiedliche Szenarien bereit gestellt werden.

E-Mail Vorlagen Der seit der Business Central Version 18.0 im Standard integrierte HMTL Editor für die noch individuelle Anpassung der Emailtemplates direkt beim Versand bietet hier ähnlich viele Möglichkeiten, wie die EDS Lösung.

Unterschiedliche Ausgangsarten Wie bei EDS können nun auch im Standard unterschiedliche Ausgangsarten für Belege und Reports festgelegt und konfiguriert werden. wobei EDS deutlich mehr Auswahlmöglichkeiten bietet.

Individuelle Debitoreneinrichtung & Individuelle Empfängereinrichtung aller Stammdaten Eine individuelle Einrichtung in Bezug auf die einzelnen Debitoren oder Kreditoren, kann in beiden Lösungen vorgenommen werden. Im Business Central Standard kann in der Debitoren-/Kreditorenkarte das jeweilige Belegsendeprofil festgelegt werden, mit dem bestimmt wird, welche Ausgangsart als Standard für diesen Debitoren/Kreditoren ausgewählt wird. Bei EDS werden über die Businesspartnereinrichtung die entsprechenden Einstellungen vorgenommen. Hier bieten sich dem Nutzer allerdings mehr Einstellungs- und Konfigurationsmöglichkeiten. Die individuelle Empfängereinrichtung aller Stammdaten ist zum Beispiel ein weiteres Feature.

Vollautomatischer Versand EDS bietet die Option die Email mit dem Dokument beim Buchen des Belegs automatisch im Hintergrund an die standardmäßig festgelegte E-Mail für den Debitoren zu versenden. Somit spart der Mitarbeiter wertvolle Zeit, die er für wichtigere Aufgaben verwenden kann.

Verzögerter Versand & Genehmigungsworkflow über Belegausgang (4-Augen-Prinzip) Während im BC Standard Belege und Reports nur just-in-time versendet werden können, bietet EDS hier die Möglichkeit den Versandzeitpunkt zu planen, d.h. die E-Mail mit dem Report wird zum gewählten Zeitpunkt automatisch versendet. Es ist ebenfalls möglich den Versand erst von einer/m anderen Kollegen*in freigeben zu lassen, bevor die E-Mail versendet wird.

Weitere Anhänge hinzufügen Im Gegensatz zu EDS bietet der Business Central Standard keine Möglichkeit noch weitere Anhänge zu definieren oder der E-Mail noch andere Dokumente anzuhängen. In EDS kann festgelegt werden, ob eine Abfrage zu weiteren Anhängen erscheinen soll oder nicht. Es können ebenfalls Dokumente aus dem DMS direkt versendet werden.

XML Standardformate ZUGFeRD & XRechnung Die EDS Lösung bietet dem Nutzer die Wahl Standard XML-Formate, wie ZUGFeRD oder XRechnung zu versenden. Diese werden direkt mit Daten aus Business Central gefüllt und können auch direkt aus BC versendet werden.

Dynamische Einrichtung aller XML Formate Mit dem XSD-Tool können beliebige XML Schemata und weitere Standard XML-Formate definiert und als Versandoption hinterlegt werden. Peppol und Fattura PA sind nur einige Beispiele, für Formate, die ebenfalls abgebildet werden können.

Frei definierbare Platzhalter in E-Mail-Vorlagen Sowohl der BC Standard als auch EDS bieten die Möglichkeit E-Mail-Templates festzulegen, wobei dies im BC Standard mit Programmieraufwand verbunden ist. In den E-Mail-Templates der EDS Lösung sind Platzhalter frei definierbar. Diese können beliebige Werte, wie z.B. Kundennummer oder -name, direkt aus dem Business Central System in den E-Mail-Text einbinden und somit wichtige Informationen direkt im Text darstellen.

Versand von Dokumenten aus DMS (Simova o. Drittanbieter) Im Gegensatz zum BC Standard bietet EDS by Simova eine Schnittstelle zu DMS Systemen an, dabei ist es egal, ob es sich um das Simova DMS oder ein Drittanbieter System handelt. Somit können Dokumente direkt aus dem DMS an eine E-Mail angehangen werden.

Factbox-Integration auf beliebigen Karten & Listen Die EDS Factbox kann auf allen gewünschten Karten und Listen eingebunden werden, um den Versand von Belegen aus dem System so angenehm wie möglich zu gestalten. Im BC Standard können die Belege lediglich auf dem jeweiligen Beleg selbst versendet werden.

Direkter Überblick auf der EDS Factbox über versendete Belege In der EDS Factbox werden Informationen zu den bereits versendeten, sich im Versand befindenden und für den Versand geplanten Dokumente angezeigt. Mit nur einem Klick erhalten Sie dort mehr Informationen zu den einzelnen Bereichen.

Transparenter Überblick über alle aus dem System versendeten Belege in eigener Versandwarteschlange Während der BC Standard den Versand von Belegen aus dem System heraus nicht zentral dokumentiert, werden alle über EDS versendeten Emails in die sog. EDS Queue eingetragen. Somit ist es immer nachvollziehbar, wer wann was an wen versendet hat.

Persönliche E-Mail-Signatur Der BC Standard gibt dem User die Möglichkeit eine pauschale Signatur für alle ausgehenden Emails in den E-Mail-Templates zu definieren. Mit EDS können die einzelnen User ihre persönlichen E-Mail-Signaturen verwenden, um die E-Mails persönlicher zu gestalten und dem Empfänger direkt einen Überblick zu geben, wer die Mail aus dem System versendet hat.