Was unterscheidet DMS by Simova vom Business Central Standard?

Benchmark: BC Standard & "Anhang"-Funktion vs. DMS by Simova

Die meisten kennen die Anhang-Funktion für Dokumente zu Belegen und Datensätzen. In der Factbox Area auf einem Datensatz oder einer Liste findet sich der Tab „Anhänge“. Dort kann ich Dokumente zu diesem Eintrag ablegen und bei Bedarf dort auch wiederfinden.

Doch wo liegt nun der Unterschied zwischen dieser Business Central Standard Funktionalität und DMS by Simova? Darum haben wir uns die Ablagefunktion des Standards und die Features der DMS by Simova Lösung einmal genauer angeschaut und Gemeinsamkeiten sowie Unterschiede identifiziert und anhand von unterschiedlichen Gesichtspunkten miteinander verglichen.

Business Central Standard

Der Business Central (BC) Standard entwickelt sich immer weiter und bietet dem User immer neue Funktionen. Mit der „Anhang“-Funktion können belegbezogen Dokumente abgelegt und wiedergefunden werden. Dieses Feature wurde mit den letzten Business Central Versionen immer weiterentwickelt.

DMS by Simova – Moderne Dokumentenverwaltung für Business Central

DMS by Simova ist die smarte Lösung zur Verwaltung von Dokumenten direkt in Dynamics 365 Business Central. Stellen Sie den einfachen Zugriff auf prozess-relevante Dokumente zu jeder Zeit sicher. Auch externe Dokumente wie E-Mails, Bilder und Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten können Sie einem Vorgang ganz leicht hinterlegen. Und dank Metadaten (beschreibende Stichwörter) & Belegbeziehungen sind alle Daten in Sekundenschnelle auffindbar. DMS by Simova bietet außerdem die Möglichkeit unterschiedliche Repositories zu wählen, z.B. SharePoint, File-System oder Datenbank.

In diesem Benchmark ist zu erkennen, dass sich Business Central mit dem Standard und neuen Funktionalitäten immer weiterentwickelt, jedoch gegenüber speziellen Extensions, wie DMS, nicht den vollen Funktionsumfang bietet. Genau für die Aufgaben geschaffene Erweiterungen der Standardfunktionalitäten werden in der Regel immer mehr Möglichkeiten bieten, als der von Microsoft angebotene Standard.

Ob der Standard für ein Unternehmen ausreicht oder ob die Funktionserweiterungen der DMS Lösung einem Unternehmen einen erheblichen Mehrwert bieten, lässt sich nur nach individueller Prüfung genau sagen. Allgemein können aber durch den Einsatz

eines DMS die Zeiten für das Suchen & Finden von Dokumenten deutlich reduziert werden. Ein Bericht von McKinsey besagt, Mitarbeiter verbringen durchschnittlich 1,8 Stunden täglich mit der Suche und dem Sammeln von Informationen. Das entspricht 9,3 Stunden pro Woche.

Dokumente in BC ablegen

Sowohl im Business Central Standard als auch mit DMS by Simova kann man Dokumente direkt in BC ablegen.

Belegbeziehungen

Der Standard von Business Central und DMS by Simova erlauben es Dokumente direkt zu einem Beleg, wie z.B. einem Verkaufsangebot oder einem Verkaufsauftrag abgelegt werden. Die Dokumente können bei Ansicht des jeweiligen Belegs direkt eingesehen

werden. Die abgelegten Dokumente werden beim Buchen eines Vorgangs mitgeführt und stehen dort ebenfalls zur Verfügung.

Basis-Metadaten (Uploading User, Datum/Uhrzeit)

Bei der Ablage von Dokumenten in BC werden der Datei sowohl im BC Standard als auch im DMS Metadaten zugeordnet. Diese beschränken sich im BC Standard aber auf den User, der das Dokument hochgeladen hat und das Datum und Uhrzeit des Uploads.

Factbox-Integration

Beide bieten die Möglichkeit die Dokumente über eine Factbox zum jeweiligen Beleg abzulegen. Die Factbox ist dabei sowohl vom Beleg selbst, als auch von der Listenansicht zugänglich.

Unterschiedliche Dateierweiterungen

Im DMS und im BC Standard können unterschiedliche Dokumente, wie z.B. Word-, Excel- oder PDF-Dateien abgelegt werden.

Anbindung unterschiedlicher Repositories

Unterschiedliche Repositories nutzen zu können ist einer der wesentlichen Vorteile von DMS by Simova im Gegensatz zum BC Standard. Die Ablage der Dokumente in einem SharePoint wird hierbei von uns empfohlen. Ebenfalls angebunden werden können

Datei-Systeme, Datenbank und Drittanbieter Dokumentenmanagementsysteme. * Seit BC 19.0 können Dateien auch im Standard auf einem OneDrive gespeichert werden.

Klassifizierung durch umfangreiche Metadaten & Inhaltstypen

DMS by Simova bietet dem User die Möglichkeit die abgelegten Dokumente zu klassifizieren, d.h. dem Dokument wird ein Dokumententyp und weitere Metadaten mitgegeben, die es dem Nutzer einfacher machen, die Dokumente wiederzufinden. Im BC Standard werden keine Inhaltstypen vergeben.

Dokumentensuche per Dateiname, Metadaten, etc.

Die „DMS | Dokumentensuche“ ermöglicht eine detaillierte Suche nach allen im System abgelegten Dokumenten und Dateien. Dabei kann nach Metadaten, Inhaltstypen, Dateinamen und vielen weiteren Kriterien gesucht und gefiltert werden.

Revisionssicherheit durch Technologiepartner-Tools ecspand & SharePoint Online

Durch den Einsatz von Tools unseres Technologiepartners d.velop und die Funktionalitäten der SharePoint Lösung lässt sich die Revisionssicherheit der Dokumente im DMS sicherstellen. So können unterschiedliche Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

Ablage per Drag & Drop

Die Simova DMS Factbox ermöglicht die einfache Ablage von Dokumenten per Drag&Drop. Durch diese Funktion ist das DMS by Simova sehr intuitiv und benutzerfreundlich. Alternativ kann auch ein Fenster zum Durchsuchen des File-Systems geöffnet werden.

Automatische Archivierung von erzeugten Reports & Belegen per Schattendruck

Bei der Buchung von Belegen können die Reports automatisch im Hintergrund durch den sog. Schattendruck im DMS by Simova abgelegt werden und stehen somit jedem Nutzer zur Verfügung.

Dokumentenvorschau für viele Formate direkt in BC integriert (Word, Excel, PDF, Bilddateien, uvm.)

In der Dokumentenübersicht, die alle zu einem Beleg, wie z.B. einem Verkaufsangebot oder einem Verkaufsauftrag abgelegten Dokumente übersichtlich anzeigt, ist eine Dokumentenvorschau direkt in Business Central integriert. Diese ermöglicht es dem Nutzer einen Blick in die Dokumente zu werfen, ohne die BC Oberfläche verlassen zu müssen. Die gängigen Standardformate können alle in der Preview angezeigt werden.

Versionierung von Dokumenten

Im Vergleich zum BC Standard bietet DMS eine Versionierungsfunktion. Wir zu einem Beleg ein Dokument mit dem gleich Namen abgelegt, wie ein bereits vorhandenes Dokument, so wird dem Nutzer die Wahl gelassen, ob das Dokument versioniert oder unter anderem Namen abgelegt werden soll. Die Vorgängerversionen sind auch weiterhin in der Dokumentenübersicht verfügbar.

Barcode-Rückführung durch Barcode-Split Service

Durch den Barcode Split Service können Dokumente, die mit einem speziellen Barcode versehen werden direkt und automatisch zu dem entsprechenden Prozess in Busienss Central zurückgeführt werden. Die Barcode-Labels werden direkt in Business Central

über eine weitere DMS Barcode-Factbox generiert und können auf die Reports gebracht werden.

Dynamisches Mapping von Metadaten

Durch dynamische Mappings können Dokumente auch rückwirkend auf vorangegangen Prozessen oder Belegen angezeigt werden.

Erlaubte Dateierweiterungen selbst definierbar

Durch einen Administrator können die möglichen Dateierweiterungen, die im DMS System abgelegt werden dürfen selbst definiert werden. Somit kann sicher gestellt werden, dass nur relevante Dateien und Dokumente im DMS abgelegt werden.

Rollen- & Rechtesystem

Durch ein ausgeklügeltes Rollen- & Rechtesystem können bestimmten Nutzern oder Nutzergruppen bestimmte Rechte im System gegeben werden. Der Zugriff auf bestimmte Dokumente oder ganze Inhaltstypen kann so reguliert werden.

Connector zu weiteren Simova Lösungen (z.B. EDS und DPS)

DMS by Simova bietet die Möglichkeit die abgelegten Dokumente an andere Simova Erweiterungen, wie z.B. EDS oder DPS zu übergeben. So können mit EDS die Dokumente direkt aus dem DMS versendet werden oder mit DPS in einem Kundenportal angezeigt werden.