Revisionssicher ablegen – physisch im Aktenschrank oder im digitalen Archiv?

2014 wurde die ursprüngliche Fassung der GoBD veröffentlicht und zum Jahr 2020 noch einmal überarbeitet. Bei dem GoDB handelt es sich um die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ des Bundesministeriums der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland.

Im GoBD sind unter anderem Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen, wie z.B. Rechnungen, geregelt. Doch hier kommt es immer wieder zu Missverständnissen oder gefährlichem Halbwissen.

Erhalte ich eine Rechnung auf digitalem Weg, in diesem Beispiel per E-Mail, kann ich diese doch einfach ausdrucken und in meinem Aktenschrank einschließen. Damit erfülle ich doch meine Aufbewahrungspflicht und stelle sicher, dass die Rechnung für 10 Jahre nicht gelöscht oder verändert werden kann. - FALSCH!

Wird eine Einkaufs- oder Verkaufsrechnung auf digitalem Weg empfangen, so muss sie auch im gleichen Format, sprich in digitaler Weise, archiviert werden. Das Ausdrucken der Dokumente und anschließende Verwahren der Belege in analoger Form ist nicht zulässig.

Erhalten Sie eine Rechnung per Post können Sie diese einscannen und digital archivieren. Dieser Prozess muss allerdings genau dokumentiert werden und muss lückenlos sein. Mit einer revisionssicheren Ablage können Sie den Platz, den sonst Aktenschränke oder Regale eingenommen hätten sinnvoller nutzen.

Hier in paar Möglichkeiten, die sich durch den eingesparten Platz ergeben können:

• Senkung der Mietkosten, da weniger Platz für die Aufbewahrung benötigt wird

• Mehr Platz für weitere Mitarbeiter, ohne neue Büroflächen anmieten zu müssen

• Anderweitige Nutzung der Räumlichkeiten, z.B. für Ruheräume oder Gemeinschaftsräume

• Bessere Ausstattung

Vor- & Nachteile der digitalen Ablage von Dokumenten in revisionssicheren Archiven

​Vorteile	Nachteile
​Schnelleres Suchen & vor allem Finden von Dokumenten durch Indexierung und Klassifikation mittels Metadaten Kein Wälzen von unzähligen Aktenordnern Kein Platz für Stauraum benötigt Neuste Sicherheitsstandards machen die Cloud-Speicher fast sicherer als das Aktenarchiv im Büro	​Auslagerung der eigenen Dokumente in Rechenzentren Investitionskosten bei Anschaffung einer digitalen Lösung (einmalig) Einrichtungsaufwand für Prozesshandling (einmalig) IT-Infrastruktur muss von Auditor abgenommen werden (einmalig & es bestehen bereits Best-Practices)

Fazit: Sobald das digitale Archiv einmal eingerichtet und abgenommen ist, bietet es nur Vorteile. Der einzige Wermutstropfen könnte für den einen oder anderen die Auslagerung der Dokumente in die Cloud sein. Die Cloud legt allerdings in den letzten Jahren immer mehr an Vertrauen zu - und das trotz der Datenskandale rund um Global Player, wie z.B. Facebook. Immer mehr Unternehmen vertrauen auf die Cloud-Technologie und nutzen somit die Technologie von Morgen schon heute.

Die Umstellung der Archivierung von physischen Dokumenten auf ein digitales Archiv ist mit Ressourceneinsatz verbunden. Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen, der Finanzbuchhaltung, der IT und Sekretariat oder Office Management müssen Zeit investieren, um die digitalen Abläufe so zu gestalten, dass sie für jeden nachvollziehbar und transparent sind. In der Regel kann man sich an einer Klassifizierung und Einsortierung, wie im altbekannten Aktenschrank orientieren, um den Umstieg so einfach wie möglich zu machen. Die Umstellung bietet aber auch die Möglichkeit die altgedienten Prozesse zu hinterfragen und gegebenenfalls effizienter zu gestalten. Zu dem Personalaufwand kommen natürlich auch noch die Investitionskosten. Diese können aber durch die oben aufgezählten Vorteile auf unterschiedliche Art und Weise eingespart werden.